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西南民族大学办公自动化(OA)系统运行管理办法(试行)

作者: 时间:2006-12-04 点击数:[]

 

第一章 总 则

第一条西南民族大学办公自动化系统(以下简称OA系统)坚持优化办公流程、提高办公效率、降低管理成本的原则,以实现西南民族大学移动办公、资源共享、高效快捷的现代化办公模式为目的。为保障学校OA系统安全、高效、规范的运行,根据西南民族大学信息化建设及OA系统实施要求,结合学校实际,特制定本办法。

第二条本办法适用于学校各单位及全校在职教职工。

第二章 运行机制及人员职责

第三条OA系统的运行实行学校“信息化建设与管理委员会”领导下的分级负责制。

第四条学校办公室负责全校OA系统的应用推广和日常运行管理等工作。学校办公室设立系统管理员一名,负责OA系统的基础设置、应用设置等工作;设立学校文档管理员一名,负责单位文档的授权、公共信息的管理及以学校名义下发的各类文件、信息的整理归档工作。

第五条组织人事部负责OA系统上各单位和人员信息的审查、调整等工作。网管中心设立学校OA系统管理员一名,具体负责OA系统基础数据设置、数据备份、网络接入维护、人员权限设置管理及其它技术支持工作。

第六条网管中心负责OA系统基础平台维护、数据备份及网络接入等各项技术支持保障工作,协助学校办公室做好OA系统的推广应用。

第七条校内各单位、各部门设信息管理员一名,负责对OA系统发布的各类文件、信息,并进行收取、告知、送阅、存档等工作;每日对OA数据进行本机备份,每月对OA完整数据进行一次异机备份。

第三章 文档管理

第八条使用OA系统办公,应遵守以下规定:

(一)各单位、各部门信息管理员每天应及时登陆OA系统,认真处理系统上发布的各类文件和信息,并告知相关人员。 

(二)学校教职工特别是各单位信息管理员,如因出差、请假等原因无法及时登陆系统处理信息,须通过代理设置功能委托相关人员代为办理,代理人应履行委托人的一切义务。 

(三)任何人不得以单位和个人名义在OA系统上发布与工作无关的信息,在OA系统上发布的信息应遵守国家相关法律法规,同时尊重他人权益及隐私。 

(四)信息公告发布实行权限管理,其权限由学校办公室规定和设置。 

第九条OA系统收发文管理

(一)发文权限及要求。以学校名义发布的各类文件一律在 “公文管理”中发布。各单位自行发布的各类公文、信息一律在“协同工作”和“公共信息”中发布,需面向全校发布的公告可在“公共信息”上发布,不需全体人员知晓的事项,应选定发布范围,在“协同工作”中向选定的人发布。要求信息内容完整准确,格式规范,文责自负。各级各类文件传递流程,由学校办公室另行发文。 

(二)以学校名义发布的各类文件,各单位自行在OA系统“公文管理”中起草,经单位领导审核并签字后,详细填写发文单,发送学校办公室复核,学校办公室提交校领导签发,负责该文件在OA系统上的制发等工作。 

(三)各单位需提交党委常委会、校长办公会讨论的请示、报告等,由各单位在OA系统上发送学校办公室机要员,经学校办公室拟办后提交相关校领导批示。 

(四)发文对象权限设置。各单位在OA系统上发文时,需注意设置发文对象权限。OA系统上发文对象权限为“知会”、“审批”、“协同”等。只需发文对象知晓文档内容的,一律使用“知会”权限;发送给领导或需要发文对象审核、修改文档的,一律使用“审批”或“协同”权限。未正确设置权限,导致发文对象修改文档内容所造成的后果由发文者自负。 

第四章 安全管理

第十条使用OA系统应严格执行国家有关法律、法规,遵守学校的规章制度,确保国家秘密和学校利益安全。

第十一条 OA系统中公文流转为非涉密电子公文。通过OA系统发布的各类信息和公文,与相同内容的纸质文件具有同等效力,涉密公文及协议、合同等文书,仍以纸质文件发布,在OA系统中发布无效。

第十二条 教职工上传资料须先通过杀毒软件扫描,以防病毒在OA系统中传播。

第十三条 OA系统用户管理实行实名制,通过用户名和密码进行身份管理和认证,使用人员首次登录系统应及时更换密码,注意对密码的保护,不得泄露给他人,同时根据需要及时更换。因密码泄露造成的一切后果由本人负责。

第五章附则

第十四条 为确保印鉴安全,各单位通过OA系统发布的各类公文,一律使用红头文档形式,不使用电子印章及校领导或单位领导的个人电子签名。

第十五条 各单位发布的公文、信息需报校领导审阅的,除在OA系统上发布外,还需以纸质形式报送校领导。

第十六条 本办法自下发之日起执行。

第十七条 本办法由学校办公室负责解释。

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